Informal, neutral, formal
Choosing the phrasing that fits the reader — and spotting the one that is correct but too direct.
Nothing in this lesson is about right and wrong grammar. All of these sentences are correct German. What changes is who you can say them to.
Register is about the reader, not the rules. The test is: would this sentence make the reader uncomfortable?
Take one intention — asking for help — through three settings:
| Setting | How you would put it |
|---|---|
| a friend | Kannst du mir helfen? |
| a colleague you know | Könntest du mir bitte helfen? |
| an office, a stranger | Könnten Sie mir bitte weiterhelfen? |
Three things did the work: du → Sie, kannst → könntest/könnten, and the addition of bitte. Konjunktiv II is the politeness engine of German.
Ich will einen neuen Termin.
I want a new appointment.
correct German, but blunt — fine spoken to a friend, poor in an email
Ich möchte einen neuen Termin.
I would like a new appointment.
neutral and safe almost everywhere
Ich würde gern einen neuen Termin vereinbaren.
I would like to arrange a new appointment.
softer again
Ich möchte Sie bitten, mir einen neuen Termin zu geben.
I would like to ask you to give me a new appointment.
formal, for an official letter
Ich will is the one to watch. It is grammatical, but in writing to anyone you do not know well it reads as demanding. Use möchte or würde gern.
Openings and closings are fixed pairs. Mixing them is the commonest register slip in a B1 email.
| Register | Opening | Closing |
|---|---|---|
| friend | Hi Anna, / Hallo Anna, | Bis bald / Liebe Grüße |
| warm but not close | Liebe Anna, / Lieber Tom, | Liebe Grüße / Viele Grüße |
| neutral, a colleague | Hallo Frau Weber, / Guten Tag, | Viele Grüße / Beste Grüße |
| formal, an office | Sehr geehrte Frau Weber, / Sehr geehrter Herr Klein, | Mit freundlichen Grüßen |
After the greeting line German uses a comma, and the next line starts lower case: Sehr geehrte Frau Weber,\nvielen Dank für Ihre E-Mail.
If you do not know the name at all, the formal opening is Sehr geehrte Damen und Herren,.
Sehr geehrte Damen und Herren, ich schreibe Ihnen wegen meiner Rechnung.
Dear Sir or Madam, I am writing to you about my invoice.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe.
Thank you in advance for your help.
a standard formal closing line before the greeting
Sehr geehrte Frau Weber, … Liebe Grüße, TomSehr geehrte Frau Weber, … Mit freundlichen Grüßen, Tom
Not a grammar mistake — the opening and the closing simply belong to different registers.
Hi Tom, ich möchte Sie bitten, mir zu antworten.Hi Tom, kannst du mir kurz antworten?
Formal phrasing aimed at a friend reads as cold or sarcastic. Register has to be consistent.
Words from this topic
- Sehr geehrte Damen und HerrenDear Sir or Madam
- Mit freundlichen GrüßenYours sincerely
- Liebe GrüßeBest wishes (warm)
- im Vorausin advance
- weiterhelfento help (further), to assist
- die die Anredethe form of address
- höflichpolite