Register shifting
Turning one content into the version a particular reader and text type expects.
Take one piece of content: the project is late because there were problems with the supplier. Nothing about the facts changes across the versions below. What changes is who is named, how compressed the explanation is, and how much of the writer is visible.
| Register | Version |
|---|---|
| Chat | Das Projekt ist später dran, weil es Probleme mit dem Lieferanten gab. |
| Neutral email | Das Projekt verzögert sich, weil es Probleme mit dem Lieferanten gegeben hat. |
| Formal business | Aufgrund von Problemen mit dem Lieferanten verzögert sich das Projekt. |
| Report | Die Verzögerung des Projekts ist auf Schwierigkeiten seitens des Lieferanten zurückzuführen. |
| Newspaper | Das Projekt liegt hinter dem Zeitplan — Grund sind Lieferprobleme. |
| Academic | Die zeitliche Verzögerung dürfte überwiegend auf lieferseitige Störungen zurückzuführen sein. |
| Spoken presentation | Wir sind später dran, und zwar wegen Problemen beim Lieferanten. |
Four dials do almost all the work: who appears (ich / wir → the thing itself), how compressed the explanation is (clause → phrase), which words are chosen (später dran → Verzögerung), and how certain the claim sounds (ist → dürfte).
Wir haben das Angebot noch nicht geschickt, weil wir auf Zahlen warten.
We haven’t sent the offer yet because we’re waiting on figures.
personal, verbal, explicit — an email to a colleague
Die Übermittlung des Angebots erfolgt, sobald die erforderlichen Zahlen vorliegen.
The offer will be sent as soon as the necessary figures are available.
impersonal, nominal — the writer has vanished
Going up in formality: replace everyday verbs with nouns, turn causal clauses into prepositional phrases, remove modal particles, and let the process rather than a person be the subject. Going down: restore a subject, unpack the nouns into verbs, and say plainly who does what.
| Informal word | Formal equivalent |
|---|---|
| kriegen | erhalten |
| reden über | erörtern / besprechen |
| kaputt sein | defekt sein / ausgefallen sein |
| sich kümmern um | bearbeiten / veranlassen |
| sagen, dass | mitteilen, dass / darauf hinweisen, dass |
| später dran sein | sich verzögern |
| nachfragen | sich erkundigen |
| Bescheid geben | in Kenntnis setzen / informieren |
More formal is not better. An over-formal message to a close colleague reads as cold or sarcastic, and a casual sentence in a report reads as unserious. The target is fit, not height.
Report register has two habits worth knowing on sight. zurückführen auf attributes a cause without blaming anyone: ist auf … zurückzuführen. And seitens + genitive names the side something came from: seitens des Lieferanten — noticeably more distant than vom Lieferanten.
Die Verzögerung ist auf Lieferprobleme zurückzuführen.
The delay is attributable to supply problems.
sein + zu + Infinitiv: a cause stated, no one accused
Seitens des Lieferanten wurden keine Zusagen gemacht.
No commitments were made on the supplier’s part.
Der Lieferant hat nichts zugesagt.
The supplier didn’t promise anything.
the same content, with an agent and a spine
Spoken presentation register is its own thing, and it is not simply formal writing read aloud. It keeps short main clauses, signposts out loud (dazu drei Punkte, und zwar), and prefers wir to the passive — because a listener cannot re-read a sentence.
Sehr geehrte Frau Berger, ich wollte mal nachfragen, ob das schon durch ist.Sehr geehrte Frau Berger, ich wollte mich erkundigen, ob der Antrag bereits bearbeitet wurde.
The salutation sets a register the rest of the message has to keep. Mixing a formal opening with chat vocabulary is the most common register failure in real correspondence.
Hi Tom, bezüglich deiner Anfrage erfolgt die Bearbeitung zeitnah.Hi Tom, ich schaue mir das morgen an.
Downwards mismatches are just as jarring. Officialese to a friend sounds like a joke or a brush-off.
Words from this topic
- erhaltento receive (formal for bekommen/kriegen)
- sich erkundigento enquire
- mitteilento inform, to notify
- erörternto discuss (formal)
- veranlassento arrange for, to initiate
- zurückführen aufto attribute to (+ accusative)
- seitenson the part of (+ genitive)
- die die Verzögerungthe delay
- die die Zusagethe commitment, the promise
- der der Empfängerthe recipient, the addressee