A short polite email
Sehr geehrte … Mit freundlichen Grüßen. The formal frame, and what changes inside it.
A formal email uses the same three parts, with different furniture. The grammar inside barely changes — you swap du for Sie, dir for Ihnen, and reach for a few set phrases.
| Purpose | Formal phrase |
|---|---|
| Opening (name known) | Sehr geehrte Frau Weber, / Sehr geehrter Herr Weber, |
| Opening (name unknown) | Sehr geehrte Damen und Herren, |
| Thanks | Vielen Dank für Ihre Nachricht. |
| Asking | Ich habe eine Frage zu meinem Termin. |
| Requesting | Können Sie mir bitte helfen? |
| Closing | Mit freundlichen Grüßen |
Sehr geehrte for a woman, Sehr geehrter for a man. The -r is the only difference and it is worth getting right.
Note that Ihre, Ihnen and Sie all keep their capital letter in the formal sense, wherever they sit in the sentence. That capital is how a reader tells ihre (her) from Ihre (your).
Sehr geehrte Frau Weber,
Dear Ms Weber,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
many thanks for your message.
lower case v — the greeting ended in a comma
Ich habe eine Frage zu meinem Termin.
I have a question about my appointment.
zu + dative → meinem Termin
Können Sie mir bitte die Adresse schicken?
Could you please send me the address?
Ich schreibe Ihnen morgen.
I will write to you tomorrow.
Mit freundlichen Grüßen
Kind regards
no comma after it, then your name on the next line
One more habit worth copying: German business writing is direct. A request is Können Sie mir bitte …? — the bitte does the softening, and you do not need the long English hedging around it.
Sehr geehrte Herr Weber,Sehr geehrter Herr Weber,
Herr is masculine, so the adjective takes -r. The feminine Frau Weber keeps geehrte.
Words from this topic
- die Fragequestion
- der Terminappointment
- bestätigento confirm
- Mit freundlichen GrüßenKind regards (formal sign-off)
- Sehr geehrte Damen und HerrenDear Sir or Madam